Warum Zeitdruck organisatorische Verbesserungen beschleunigt

Auch fast 20 Jahre nach Einführung der Doppik gibt es noch immer Kommunen, die gerade ihren ersten Jahresabschluss erstellt haben - während andere eine Taskforce einsetzten und alle drei Monate einen neuen Jahresabschluss erstellten. Frage 14 unserer Exzellenz-Diagnose nach dem angestrebten Zeitrahmen deckt auf, ob Kommunen Verbesserungen ernst meinen oder nur vorgeben, sie anzugehen.

Die Zeitrahmen-Wahrheit

Sich keine festen Zeitrahmen für Verbesserungen zu setzen ist der Kardinalsfehler - denn das erlaubt mental das ständige Aufschieben auf morgen. Selbst eine Fünf-Jahres-Frist ist besser als gar keine Frist. Wenn das Ende nicht absehbar ist, wie soll man für ein Projekt den nötigen Ehrgeiz für erfolgreiche Umsetzung aufbringen?

"Kein fester Zeitrahmen - Verbesserungen erfolgen nach Bedarf" bedeutet faktisch: nie. Es ist die diplomatische Umschreibung für fehlendes Engagement.

Zeit vs. Qualität: Ein falscher Gegensatz

Schneller voranzugehen heißt nicht, weniger systematisch zu arbeiten. Nach meiner Erfahrung bedeutet mehr Zeit oft auch nicht bessere Ergebnisse. Im Gegenteil: Gerade bei Kommunen sind enge Fristen notwendig, um Handeln zu erzwingen. Mehr Zeit bedeutet mehr Diskussion und mehr Verzögerungen.

Viele Kommunen denken bei Projekten in viel zu langen Zeiträumen. Der Grund: Aus Erfahrung wissen sie, dass Abstimmung und Umsetzung neben dem Tagesgeschäft Zeit braucht. Die notwendigen Ressourcen werden aus falscher Sparsamkeit nicht bereitgestellt, was langfristig viel teurer wird.

12 vs. 24 Monate: Der Greifbarkeits-Faktor

Zwölf Monate sind mehr als genug Zeit, um spürbare Fortschritte zu erzielen - wenn man es ernst meint. Es ist auch viel greifbarer als 24 Monate: Das ist "dieses Jahr" statt "nächstes Jahr" oder sogar "übernächstes Jahr".

Die Unterscheidung ist entscheidend: 12 Monate erzwingen täglichen Fortschritt, 24 Monate erlauben mentales Aufschieben. "Systematische Umsetzung braucht Zeit" und "behutsame Entwicklung" sind oft Euphemismen für mangelnde Entschlossenheit.

Der Frosch-Effekt bei Zeitrahmen

Nur wenn Verbesserungen in einem möglichst kurzen Zeitrahmen umgesetzt werden, kann wirklich Kulturwandel herbeigeführt werden. Es muss sichtbar und spürbar eine positive Veränderung eintreten. Zu viel Zeit verwässert die Wahrnehmung.

Wie der Frosch im sich langsam erhitzenden Wasser gewöhnen sich Mitarbeiter an graduellen Wandel und nehmen ihn nicht mehr wahr. Schnelle, sichtbare Verbesserungen schaffen hingegen Momentum und Motivation.

Das Doppik-Desaster als Warnung

Das Beispiel der Jahresabschlüsse zeigt die Extreme: Manche Kommunen hängen nach 20 Jahren noch immer Jahre zurück - ohne Konsequenzen. Erst als der Gesetzgeber Kreditsperren bei Rückständen androhte (wieder mit fünf Jahren Übergangsfrist), bewegte sich etwas.

Andere Kommunen setzten eine Taskforce ein und erstellten alle drei Monate einen neuen Jahresabschluss. Nach wenigen Jahren waren sie aktuell und sind es immer noch. Das zeigt: Es geht, wenn man will.

Die 48-Stunden-Regel

Die ersten spürbaren Veränderungen sollten bereits in den ersten 48 Stunden da sein. Ein schneller Erfolg hebt die Moral und verbreitet Zuversicht. Spätestens nach drei Monaten sollten alle sehen, dass sich etwas tut.

Diese Regel zwingt dazu, mit einfachen, aber sichtbaren Verbesserungen zu beginnen, statt mit komplexen Langzeitprojekten zu starten, deren Nutzen erst Jahre später erkennbar wird.

Warum Kommunen zu langsam denken

Kommunale Zeitplanung basiert oft auf der Annahme, dass Abstimmung und Umsetzung neben dem Tagesgeschäft laufen müssen. Diese Denkweise perpetuiert das Problem: Ohne ausreichende Ressourcen dauert alles länger, was längere Zeitpläne rechtfertigt, was weniger Druck erzeugt, was zu noch langsamerer Umsetzung führt.

Die Lösung: Ausreichende Ressourcen bereitstellen und kurze Zeitrahmen setzen, die effizientes Arbeiten erzwingen.

Ambitionierte Fristen als Erfolgstreiber

Ambitionierte, aber realistische Fristen stellen sicher, dass täglich Fortschritt gemacht wird. Sie verhindern das Abdriften in endlose Diskussionen und erzwingen fokussiertes Handeln.

Der Schlüssel: Die Balance zwischen machbar und herausfordernd finden. Zu kurze Fristen demotivieren, zu lange verführen zum Aufschieben.

Fazit

Zeitdruck beschleunigt organisatorische Verbesserungen, während zu viel Zeit zu Diskussionen und Verzögerungen führt. Feste, ambitionierte Zeitrahmen erzwingen täglichen Fortschritt und verhindern das Versanden von Projekten. Das Doppik-Beispiel zeigt: Der Unterschied zwischen 20 Jahren Rückstand und aktuellem Stand liegt nicht in der Komplexität, sondern in der Entschlossenheit.